Privacyverklaring

Het DSMG, het Documentatiecentrum voor Streekgeschiedenis dr. Maurits Gysseling hecht er waarde aan dat uw privacy wordt gerespecteerd. Deze privacyverklaring wil heldere en transparante informatie geven over hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens. Al het mogelijke wordt gedaan om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Het DSMG houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016.

Dit brengt met zich mee dat steeds:

de persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; de doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden gebruikt;
wordt gevraagd om uw uitdrukkelijke toestemming als deze nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
alleen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen als dit onontbeerlijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
uw rechten omtrent persoonsgegevens worden gerespecteerd.

Het DSMG vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

DSMG

Convent Engelbertus

Groot Begijnhof 46

9040 Sint-Amandsberg.

info@dsmg.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door het DSMG verwerkt ten behoeve van de uitvoering van onze taken:

Het DSMG is een vereniging die aandacht voor lokale en regionale geschiedenis binnen haar werkingsgebied verzamelt, beheert, ontsluit en voor raadpleging ter beschikking stelt. De vzw staat ten dienste van heemkundigen en geïnteresseerden in de regio.

Het DSMG creëert zo een draagvlak voor ontmoeting, uitwisseling en expertise. Het DSMG stimuleert mensen om cultuur en erfgoed duurzaam te hanteren als een manier om wederzijds respect en begrip in de hand te werken.

Om de taakstelling volgens de statuten van de vzw uit te voeren worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt voor volgende doeleinden:

om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van het DSMG;
het versturen van uitnodigingen en publicaties;
het communiceren van nieuws, activiteiten, publicaties en andere relevante informatie van, voor en over het DSMG, evenals kennisopbouw en kennisdeling met de twee ondersteunende heemkringen met name: De Oost-Oudburg en de Historische en Heemkundige Kring Gent.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

persoonlijke identiteitsgegevens (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail).

Er kunnen foto’s genomen worden als u deelneemt aan onze activiteiten. Indien u niet gefotografeerd of gefilmd wil worden, dient u dit tijdig schriftelijk mee te delen.

De verwerking van de persoonsgegevens door het DSMG gebeurt op basis van volgende wettelijke basis:

om een overeenkomst met u uit te voeren, afgesloten met wederzijdse toestemming;
voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het DSMG, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden worden afgewogen
in specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan op elk moment in overeenstemming met de wet ingetrokken worden
in het kader van het algemeen belang, in overeenstemming met art. 89, met oog op het bewaren, ontsluiten… van persoonsgegevens vanuit een waarde voor het ‘algemeen belang’

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen aan derde partijen overgemaakt worden indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

het verzorgen van ICT-infrastructuur;
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, uitnodigingen en publicaties.
De persoonlijke gegevens, bij o.a. genealogisch onderzoek, enz... uit de afdeling 'Van Wieg tot Graf' Personalia, Beeldarchief en Grote Grafiek', kunnen enkel door familieleden geraadpleegd worden - onder toezicht van de afdelingsverantwoordelijke

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst werd afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen de door u verstrekte gegevens niet aan derden worden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Tevens kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Bewaartermijn

Het DSMG bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens die geen meerwaarde bieden in het kader van archivering van het verenigingsleven voor het algemeen belang worden niet langer dan 5 jaar bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Passende technische en organisatorische maatregelen werden genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo werden de volgende maatregelen genomen:

alle personen die namens het DSMG van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
medewerkers hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
er worden back-ups gemaakt van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij technische incidenten;
het DSMG evalueert regelmatig de maatregelen ter zake;
de medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

De rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe contact met ons kan worden opgenomen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemd verzoek.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy-commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

Het DSMG vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Dergelijke wijziging wordt in dat geval vermeld op onze website.

Opgemaakt 25 november 2018 en goedgekeurd op de algemene vergadering van 19 februari 2019.

Op deze webpagina geplaatst: 20 februari 2019

Privacybeleid