1.De bibliotheek van het documentatiecentrum is vrij toegankelijk.  Bezoekers dienen eerst hun naam en adres in het bezoekersregister te noteren. Boeken en tijdschriften kunnen ter plaatse en kosteloos door de bezoeker geraadpleegd worden Het DSMG beschikt over heel wat documentatie en archivaliadie op aanvraag kan worden geconsulteerd. Het aantal archiefstukken dat de bezoeker ter inzage wordt aangeboden wordt beperkt.  

2. Leden van de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg en de Heemkundige en Historische kring Gent ontvangen bij eerste ontlening, op vertoon van hun identiteitskaart, gratis een lezerskaart. Het lidmaatschap van de beide kringen wordt jaarlijks herzien.  

3. Bij iedere ontlening wordt de lezerskaart voorgelegd.  

4. Een student, die geen lid wordt van een van beide kringen, kan een eenjarige lezerskaart aankopen op voorlegging van zijn 'geldige studentenkaart'. Het jaar vangt aan op de dag van de intekening. Deze studenten-lezerskaart kost € 5,00. De prijs wordt vastgelegd op de algemene vergadering.  

5. Wie bezwaar maakt om zijn identiteitskaart of studentenkaart voor te leggen, ontvangt geen lezerskaart en kan bijgevolg ook geen boeken ontlenen.  

6. Het is de houder van een lezerskaart niet toegestaan om boeken of tijdschriften uit te lenen aan derden.  

7. De ontleentermijn bedraagt drie weken. Verlenging van deze termijn kan op verzoek, telefonisch of per e-mail, bekomen worden, voor zover de werken niet door een andere kandidaat-ontlener zijn gereserveerd.  

8. Alle ontleende werken worden in het daartoe bestemde register ingeschreven.  

9. Wie de ontleende werken te laat terugbrengt betaalt 20 cent per ontleende eenheid en per week achterstand. Ook de kosten, verbonden aan het verzenden van de aanmaningskaart(en) vallen ten laste van de ontlener. Bij verder in gebreke blijven, wordt beroep gedaan op de wettelijke middelen voor het terugvorderen van de ontleende werken en het vergoeden van de daarvoor gemaakte kosten.  

10. Adreswijzigingen worden door de ontlener onmiddellijk meegedeeld.  

11. De ontlener is hoofdelijk verantwoordelijk voor op zijn naam ontleende werken. Bij het ontlenen van een beschadigd boek of tijdschrift dient hij, alvorens de bibliotheek te verlaten, de bibliothecaris te verwittigen om te voorkomen dat hij aansprakelijk wordt gesteld.  

12. De ontlener draagt zorg voor de ontleende werken. Bij verlies of beschadiging zal hij de schade vergoeden. Het DSMG bepaalt het bedrag van de vergoeding.  

13. In de bibliotheek zijn zeldzame en onvervangbare boeken gemerkt met een ‘k’. Deze boeken worden niet uitgeleend.

14. De bezoeker kan voor informatie, begeleiding en andere hulp (o.m. fotokopieën, PC- gebruik) een beroep doen op medewerkers van het DSMG.  

15. Alle tassen worden in daarvoor bestemde lockers, in de inkomhal, achtergelaten. Jassen worden er aan een kapstok achtergelaten.  

16. Elke avond worden gesloten lockers opengemaakt door een lid van het bestuur, zodat de volgende dag de 12 lockers beschikbaar zijn.  

7. Na het inschrijven van de ontleningen dient men de leeszaal te verlaten en kunnen er geen boeken of tijdschriften meer geraadpleegd worden. Indien de noodzaak zich toch voordoet, moet men de ontleende werken eerst opnieuw in bewaring geven.  

18. In het Convent Engelbertus wordt niet gerookt en zijn dieren niet toegelaten. Eten en drinken vindt plaats in lokaal 0.2 of 0.9.  

19. Het aanvaarden van de lezerskaart houdt in dat men kennis genomen heeft van het bibliotheekreglement en het aanvaardt.  

20. Het reglement hangt in de bibliotheek op een zichtbare plaats uit en is steeds raadpleegbaar.  

21. Dit bibliotheekreglement is goedgekeurd door de algemene vergadering van 9 januari 2018.